Soms is het nuttig de werkzaamheden en dagelijkse gang van zaken op kantoor eens tegen het licht te houden. Dat hebben we de afgelopen weken gedaan bij Meedoen Werkt! Met een handleiding en werkprotocol als resultaat.
Flexibel
Onze werkzaamheden als ambassedeurs die 'maatjes' helpen, begeleiden en motiveren zijn flexibel te noemen. De drie dagen waarop het kantoor open is, zijn allemaal anders. De ambassadeurs zijn flexibel en plannen hun werkzaamheden ieder op hun eigen manier in. Ieder van ons zet zich in bij het begeleiden van zijn of haar eigen 'maatjes', het organiseren van koffie-inlopen, taalbegeleiding, computerles en ga zo maar door.
Interne werkprocessen
Door deze flexibiliteit is het soms onduidelijk wie er precies verantwoordelijk is voor bepaalde werkzaamheden. Ook kan het voor nieuwe ambassadeurs bij Meedoen Werkt! lastig zijn. Daarom hebben we de afgelopen weken eens gekeken naar de interne werkprocessen van ons kantoor en alle diverse activiteiten die we organiseren. Een mooi moment om te kijken hoe er gewerkt wordt en waar we punten kunnen verbeteren in de dagelijkse gang van zaken op kantoor.
Helder overzicht
In drie weken tijd hebben Mark, Sevda en Bouchra samen met de andere collega's gekeken naar:
- werk- en vergaderroosters
- het gebruik van een whiteboard met de belangrijke zaken van de dag
- vakantierooster,
- (versnipperde) word-bestanden en excel-lijsten in de computer.
Alle op- en/of aanmerkingen van de ambassadeurs zijn meegenomen toen de activiteiten op het kantoor in een helder overzicht werden gezet.
Nieuw jasje
De resultaten van alle (kleine) veranderingen in het organiseren en het maken van afspraken maken zijn nu al zichtbaar. Er zijn nieuwe ideeën op tafel gekomen voor een aantal activiteiten en er is een nieuwe start gemaakt met de koffie-inloop bij De Inval. De dagelijkse gang van zaken en verantwoordelijkheden zijn beschreven in een mooie handleiding. Elke nieuwe ambassedeur krijgt deze uitgereikt. De collega's zijn veel beter op de hoogte waar iedereen mee bezig is. Het lijkt wel alsof wij ons werk in een nieuw jasje hebben gestoken!
Ambassadeur Mark